気をつけたいポイントは

コスト面の問題

貸し会議室は便利なものですが、注意しなくてはならないのはコスト面に関する部分です。

常用し過ぎれば、当然コストがかかり過ぎてしまいます。
必要な時だけ貸し会議室を借りて、可能な会議は自社で行うなど、メリハリをつけた利用の仕方が理想です。

備品のレンタルに関しても、必要なものを使う数だけ準備して、無駄なコストはかからないように気をつけましょう。
会議室の規模によっても、料金が変わってくるので、事前に参加人数を確認してから手配すると無駄がありません。

とは言え、自社で揃える初期投資や、維持費を考えれば、貸し会議室を利用したほうが充分なコストダウンが期待出来ます。
重要な会議に時には、事前準備を怠らず利用するといいでしょう。

利用時間の制限

貸し会議室は、利用時間が決まっています。

一時間単位で貸し出し可能であったり、日中と夜間に分けての区分となっていたり、施設によって様々です。
連続しての使用や、土日祝日の利用も出来るので、会社の都合に合わせての予約が出来るでしょう。

予約はインターネットや電話などで可能です。
支払い方法の他に、キャンセル料の確認もしておくと、急な予定の変更にも慌てずに済むでしょう。

利用時間が決まっていると、会議が長引いたりした時に困るのではと思うかもしれません。
しかし、逆に時間が決まっている事で、段取りも良く集中して内容の濃い会議が出来るのではないでしょうか。

当日の会議を、手順通りに進められるように、時間配分もあらかじめ想定しておくとよいでしょう。